PROTOKOL KURALLARI

 

PROTOKOL KURALLARI

 

Protokol, geniş anlamda devlet ve diplomasi alanındaki törenlerde, resmi ilişkilerde ve sosyal yaşamda uygulanması gereken kuralların toplamıdır..

 

Protokol; resmi ilişkilerde, törenlerde ve diğer etkinliklerde öncelik ve davranış sırasının düzenlenmesidir. Söz konusu kurallara uyulması nezaket açısından gereklilik, protokol açısından ise zorunluluktur.

 

Protokolde kimse kendi değildir, unvanı ve temsil ettiği makam önemlidir. 

 

Protokol kuralları;kamusal yaşamdaki her türlü yazışma, toplantı, ziyaret, görüşme, konferans, davet vs uyulması gereken törensel ve biçimsel kurallar bütünüdür. 

Protokol kuralları; yöneticilerin makam odaları, resmi otomobiller, törenler, toplantılar ile resmi davet ve ziyafetlerde tam olarak uygulanır.

PROTOKOL KURALLARINI OLUŞTURAN ÖGELER

·         Hukuksal kurallar

·         Yönetsel Kurallar

·         Milli Normlar

·         Örgütsel Normlar

·         Toplumsal Normlar

PROTOKOLDE TEMEL İLKELER

·         Saygı ve nezaket

·         Öncelik-Sonralık sıradüzeni (önde gelme)

·         Önce gelme

·         Temsil

·         Düzey eşitliği ve denklik

·         Karşılıklılık

PROTOKOLDE TEMEL ÖĞELER

·         Düzen (Organizasyon)

·         Kılık-kıyafet

·         Davranışlar

·         Konuşmalar

·         Mekân, Eşya ve malzemeler

·         İkramlar

·         Hediyeler

PROTOKOL TÜRLERİ

·         Devlet Protokolü,

·         Siyasi,

·         Mülki,

·         Adli,

·         Diplomatik,

·         Askeri,

·         Akademik,

·         Dini,

·         Sosyal ve Kurumsal protokol

BAYRAM TÖRENLERİ

·         29 Ekim Cumhuriyet Bayramı Törenleri, başkentte Dışişleri Bakanlığının; Ankara dışında İçişleri Bakanlığının,

·         23 Nisan Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı Törenleri Milli Eğitim Bakanlığının,

·         29 Mayıs Atatürk’ü Anma ve Gençlik ve Spor Bayramı Törenleri Gençlik ve Spor Bakanlığının,

·         Mahalli Kuruluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihi Günlerde Yapılacak Törenler İçişleri Bakanlığının,

·         30 Ağustos Zafer Bayramı Törenleri de Genelkurmay Başkanlığının koordinatörlüğünde düzenlenir.

 

TAŞRA (İL,İLÇE) PROTOKOLÜ

1.      Mahallin En Büyük Mülki İdare Amiri (İlde Vali, İlçede Kaymakam)

2.      TBMM üyeleri

3.      Mahallin en büyük komutanı, general ve amiraller, garnizon komutanı

4.      Büyükşehir belediye başkanı, bakan yardımcısı, il belediye başkanı

5.      Cumhuriyet başsavcısı, adli yargı adalet komisyonu başkanı, bölge adliye ve bölge idare mahkemesi başkanları, bölge adliye mahkemesi Cumhuriyet başsavcısı, idare ve vergi mahkemeleri başkanları, üniversite rektörleri, baro başkanı

6.      Vali yardımcıları, kaymakamlar, il genel kolluğunun en üst amirleri, il genel meclisi başkanı ile ilçe belediye başkanları, başlıcalarıdır.

 

 

Kamusal ve Sosyal Yaşamda Temel Bazı Protokol Kuralları-1

·         Kurumlararası yazışmalarda denklik esastır. 

·         Resmi yazışmalarda “rica etmek” emretmeyi ifade eder. Üst, yazışmada rica eder. “Arz etmek” ise talep etmeyi ifade eder. Eşit ve üst düzey makamlara arz edilir. Ast ve üst kuruluşlara dağıtımlı olarak gönderilecek yazılar “arz ve rica” ederek tamamlanır. Dış kuruluştan adli ve askeri kuruluşlara yazılan resmi yazılar “arz ederim” ifadesi ile tamamlanır.

·         Önemli yazılar lacivert mürekkepli dolma kalem ya da imza kalemi ile atılır. 

·         Yöneticinin odasına girmeden sekreter ile iletişime girilmelidir. Yönetici müsait değilse randevu alınmalıdır.

·         Üst ile ilişkilerde uygun şekilde hitap edilmelidir. Sosyal yaşamda daha yakın olunsa bile, 3. kişilerin yanında hitap şekli resmi olmalıdır.

·         Yöneticinin makamına girildiğinde veya çıkılırken tokalaşmak için üst el uzatması beklenmelidir.

·         Yönetici buyur ettikten sonra oturulmalı, yönetici yer göstermemişse solunda kalacak şekilde oturulmalıdır. Yöneticinin makamına birden çok kişi giriyorsa, kıdem sırasına göre oturulur. En üst, masaya ve yöneticiye en yakın oturmalıdır.

·         Üst yönetici bina kapısında, eş düzeydeki konuk daire/okul kapısında, ast konuk ise oda kapısında karşılanır ve uğurlanır.

·         Karşılamada üstler önde, uğurlamada sondadır.

·         Kamusal alanda ast ve üst’ler arasındaki protokol ilişkileri iki alttaki personel ve iki üstteki yönetici arasında başlar.

·         Resmi ziyaretler kısa tutulmalıdır. Resmi ziyaret için en uygun zaman sabah 10:00-11:00; öğleden sonra ise 15:00 -17:00 saatleri arasıdır. Resmi ziyaretler 15-20 dakikayı geçmemelidir.

·         Protokolde; otururken, ayakta dururken veya yürürken üst sağda, ast onun solunda bulunur. Birden fazla ast’ın olduğu durumda yürüyüş ve oturma düzeninde üst ortada bulunur. En kıdemli ast üst’ün sağında ikinci ast üst’ün solunda olacak şekilde oturma düzeni oluşturulur.

Kamusal ve Sosyal Yaşamda Temel Bazı Protokol Kuralları-2

·         Ziyaret sırasında üst; yeni konu açmaz ve başka işlerle meşgul olmaya başlarsa, ayağa kalkarak “teşekkür ederim” derse görüşmenin bittiği anlaşılmalı ve izin alınarak ayrılmalıdır.

·         Toplantı ve davetlerde açılış konuşmasını ev sahibi yapar. Telgraflardan yalnızca, onur konuğunun üstünde olanların mesajları, açılış konuşmasının ardından program sunucusu tarafından okunur.

·         Resmi açılışlar en üst tarafından yapılır. Toplantı ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur.

·         Konuşmaya başlarken ve bitirirken; üstlere, eş düzeydekilere ve hanımlara “saygılar” sunularak; astlara “iyi günler “ dileyerek söze giriş yapılır.

·         Üst ile telefonla konuşurken, Üst’ün telefonu kapatması beklenmelidir. Diğer durumlarda telefonu kim açmışsa o kapatır.

·         Zorunlu olunmadığı sürece, kimseye saat 09.00’dan önce veya 22.00’dan sonra telefon edilmemelidir.

·         Resmi araçlarda protokol, makam aracının arka sağ tarafıdır. Resmi araca binme ve inme önceliği üstündür.

·         Hanımlarda resmi kıyafet tayyör (gece resmi kıyafeti ise uzun etek-tuvalettir), erkeklerde ise bağcıklı siyah ayakkabı ve siyah çorap; lacivert/siyah üç düğmeli ya da kruvaze takım elbise; manşetli beyaz gömlek ve kravattır.

·         Hanımların giyiminde tek renk resmi, iki renk yarı resmi, üç renk sosyal ortamlara uygun giyim tarzıdır. Erkeklerde ise iki renk resmi, üç renk yarı resmidir.

·         Kıyafet renginin anlamları şöyle kabul edilir: Lacivert takım elbise inandırıcılığı; Siyah asalet, güç ve olgunluğu; Beyaz temizliği ve saflığı, kararlılığı ve sürekliliği; Gri kısmen ciddiyeti ve sakinliği; Kahverengi ise gizlenmeyi ve pasifliği temsil eder. Ast üst’e, yeni gelen mevcut olanlara tanıştırılır.

·         10 Kasım günü Türkiye’de ve dış temsilciliklerimizdeki resmi ve milli binalarda yas alameti olarak yarıya çekilir. Yarıya indirilecek bayrak, önce gönderin tepesine kadar çekilir, sonra yavaş yavaş yarı seviyesine yakın bir yere kadar indirilir. Türkiye Büyük Millet Meclisindeki bayrak hiçbir zaman, Anıtkabirdeki ise 10 Kasım dışında indirilmez.

·         İki kişi tanıştırılırken, Küçük büyüğe, Erkek kadına, Tek kişi topluluğa, Sonra gelen, önce gelene, Medeni duruma göre, Rütbeye göre, Samimiyete göre dikkat edilmelidir.

·         Yaşça ve mevkice üstün olan kim ise onun el uzatması beklenir.

·         Her zaman ast üstü selamlar.

KAMUSAL YAŞAMDA ZİYARET TÜRLERİ

·         Resmi Ziyaretler (Göreve başlama ziyareti, Veda ziyareti)

·         Yarı Resmi Ziyaretler (İş ziyareti, Tebrik ziyareti, Nezaket ziyareti)

·         Sosyal Ziyaretler (Bayram ziyareti, Hasta ziyareti, Başsağlığı ziyareti)

 

İŞYERİNDE, HİTAP KURALLARI

 

Ast ile üst özel hayatlarında ne kadar samimi bir arkadaş olsa da, yönetimdeki resmi ilişkilerinde daima protokol kurallarına uymak zorundadırlar.

Yöneticiye daima saygılı hitap edilmelidir. (Örn:“Sayın Başkanım” ,“Sayın Valim”)

Akranlara  ve astlara adıyla (Örnek : Ali Bey, Ayşe Hanım) veya ünvanıyla (Örn: Müdür Bey) hitap edilmelidir.

Hiç kimseye “ağabey”, “amca”, “teyze”, “yenge” vb. şeklinde hitap etmeyiniz. İsmini bilmediğiniz kişilere “hanımefendi”, “beyefendi” veya “siz” şeklinde hitaplar kullanınız.

Resmi konuşma yaparken; Kesinlikle “ben” denmemelidir. Bunun yerine “biz”, “müdürlüğümüz”, “kurumumuz” gibi uygun bir kelime kullanılmalıdır.

 Konuşma içerisinde bir fikir veya projeden bahsedilmesi söz konusu olduğunda, bulunulan ortamdaki üst’ e bakarak ve “ uygun görüşünüz halinde ”, “izniniz olursa” diyerek söze başlamalısınız.

 

İŞYERİNDE KARŞILAMA, OTURUŞ  VE UĞURLAMA KURALLARI

 

Yöneticinizin makamına girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin, girdiğinizde, saygılı bir hitapla selamlayınız.

Gömlek cebinde sigara paketi, cep telefonu, vb. taşınmamalıdır.

 Her ne amaçla olursa olsun, makam odasına girerken yanınızda bir not defteri ve kalem olmalıdır. Cep Telefonu “sessiz” konumuna getirilmelidir.

Üstünüz oturmanızı istemedikçe, böyle bir girişimde bulunmayınız.Oturmanız söz konusu olduğunda, bacak bacak üstüne atmamaya, gayriciddi oturma poziyonunda olmamaya dikkat etmelisiniz.

Yönetici “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken toka etmek için elini uzatmıyorsa, ast, önceden elini uzatmamalıdır.

Otururken, yönetici ayağa kalktığında, astında ayağa kalkması uygun olur.

Üstünüz ya da amiriniz görüşmenizin sonunda size “Memnun oldum”, “teşekkür ederim” derse ve toka etmek için elini uzatırsa, odadan ayrılmanız gerektiğini anlamalısınız.

Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girildiğinde, seviye ve kıdeme göre sıralanarak oturulur.Bu noktada kural; En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en yakın olandır.

Yönetici ile  ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle önceden iletişim kurulmalıdır.Uygun zaman için bilgi ve randevu alınmalıdır. Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üst’ün soluna geçilmelidir.Öne geçilmemeli ancak astın arkasında da kalınmamalıdır. Protokolde üst, daima sağdadır.

Üst yöneticiyi, odanızın kapısında değil, binanızın kapısında karşılayıp uğurlamalısınız. Eş kıdemlileri dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayabilirsiniz.

Odanıza gelenleri ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp, uğurlamak gerekir.

Tokalaşmada “önce el uzatma hakkı” üst olana aittir. Tokalaşma esnasınsa el çok gevşek veya çok sıkı tutulmamalıdır. Unutmayınız ki, tokalaşmak iletişimde ilk izlenimi sağlayan önemli bir eylemdir. Tokalaşırken karşınızdakinin gözlerine saygılı ve memnun bir ifade ile bakılmalıdır.  

Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturulmaması gerekir. Misafir koltuğuna geçip amirin karşısında oturmak uygundur.Kurumunuzun veya bulunduğunuz kentin baş yöneticisi geldiğinde makam koltuğunuza buyur etmeniz gerekir.

Üstünüzün odasına giridğinizde kapıyı kapatıp, kısa bir süre yerinizde durmalı ve üstünüzün sizi farketmesi sağlanmalıdır. Davet etmedikçe üstünüzün masasına 45 cm’ den fazla yaklaşmadan, durulmalıdır. Çok yüksek sesle konuşulmamalıdır.

Üstünüzün yanındayken telefonu çalar ise dışarıçıkabilir, görüşmesi bittikten sonra dönebilirsiniz. Buna gerek olmadığı izlenimini veriyor ise, bulunduğunuz yerde elinizdeki evrak veya not defteri ile ilgilenmeniz doğru olur.

İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilerle eşit düzeyde oturun.

Üstleriniz ya da resmi misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça: Telefonla görüşmeyin, Evrak imzalamayın, Başka şeylerle meşgul olmayın. Mecbursanız, özür dileyin ve izin isteyin.

Tebrikatta , tokalaşmaya daima en büyükten başlayın.

Protokolda ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur.Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.

Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada olur. Tanıştırmada; Küçüğü büyüğe,
 Erkeği kadına, ünvanıyla, adıyla ve soyadıyla takdim edilir.

Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın.

Protokolde daima; Küçük büyüğe, Kadın erkeğe, Ast üste selam verir. Akranlarınıza da önce siz selam verin. Astlarınızın selamlarını da mutlaka alınız.

Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşma biçimidir.
Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır.

 Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalıdır.Kadın elini uzattığında erkek ona elini uzatmalıdır. Tokalaşmada el uzatma hakkı kadına aittir.

Protokolda ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur.Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.

Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidilmelidir.

Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst son konuşur. Konuşma sırasını buna göre belirlemek gerekir.

Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar.

 

İŞYERİNDE, TELEFON GÖRÜŞMELERİ İÇİN PROTOKOL KURALLARI

 

Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla ve kurumunuzun adıyla söze başlayın.

Görüşme sonunda,Telefonla arayan, aranandan önce telefonu kapatmalıdır.

Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın.

Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin.

 Rütbece veya statü olarak küçük olanların (astların) büyükleri ararken sekreter kullanması doğru değildir.

Telefonla konuşurken önünüzdeki kağıt veya masa takvimine herhangi bir şekil, yazı,vb. yazmamalısınız. O anda yanınızda bulunan kişiler tarafından hoş karşılanmaz.

Aynı anda birden fazla telefonla konuşmamaya özen göstermelisiniz.

Telefonda görüşürken tebessüm ederek konuşunuz. Zira, bu yöntemle vermek istediğiniz mesajlar konuşurken ses tonunuza ve vurgularınıza yansıyacaktır.

Telefonda sekreter aktarmaları ve diğer boşluklarda bir başkası ile konuşmamalısınız.

Özellikle telefon görüşmelerinde uygun kelimelerle düzgün cümleler kullanılmalıdır. Anlaşılamayacak kadar hızlı veya zaman çalacak kadar yavaş konuşulmamalıdır.

Çalışma saatleri içerisinde gazete, roman, dergi okunmamalıdır. Bulmaca çözülmemelidir.

 

RESMİ ARAÇLARDA PROTOKOL KURALLARI

 

Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir.Üst daima burada oturur.
Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka köşeyi ona bırakmalı  ve soluna geçmelisiniz.

Resmi aracı kullanan aracın şoförü değil de, üstünüz veya akranınızın kendisi ise , ön koltuğa oturmalısınız.

Park halinde, Üst yönetici aracın sağ arka tarafında otururken herhangi bir şey söylemek için, kapıyı açmamalı, üstün sizi görebileceği bir noktada çağrısını beklemelisiniz. Pencereye yaklaşma mesafesinin en fazla 20 cm. olması gerektiği de unutulmamalıdır.

Üstünüzle makam aracında yolculuk yapıyorsanız, yiyecek, kuruyemiş, sakız,vb. hayatınızdan çıkmalıdır. Cep telefonunuz en az ses seviyesinde olmalıdır. Üstünüz konuşma açmadıkça sessiz kalınması uygundur.

Makam aracına üstünüz binip kapısını kapatmadan, siz araca binmemelisiniz.

Yolculuk içerisinde makam şoförü ile gerekmedikçe, siz diyalog kurmamalısınız